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Microsoft-Office gehört in fast allen Unternehmen zur Grundausstattung und ist aus dem täglichen Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Während die altbekannten Anwendungen Word, Excel und Powerpoint früher nur lokal installiert und betrieben wurden, handelt es sich bei „Microsoft 365“ um eine Cloud-Lösung die diverse Dienste und Anwendungen umfasst, die weit über die zuvor genannten Anwendungen hinausgehen und in der Daten betriebsübergreifend verarbeitet werden können. Während Arbeitgeber hauptsächlich die sich daraus ergebenden Vorteile im Auge haben, stehen Betriebsräte der Einführung von Microsoft 365 häufig kritisch gegenüber, insbesondere aufgrund datenschutzrechtlicher Bedenken. Dementsprechend schwierig und langwierig gestalten sich häufig die Verhandlungen der Betriebsparteien, wenn der Arbeitgeber beabsichtigt Microsoft 365 einzuführen. Nicht selten entbrennt Streit schon an der Frage, welches Gremium im Rahmen der Mitbestimmung richtigerweise zu beteiligen ist. Hierzu hat sich das LAG Köln in einem Beschluss vom 20. Mai 2021 (9 TaBV 28/20) erfreulich klar positioniert.

Der Fall

Die Arbeitgeber - eine Unternehmensgruppe mit 10 Betrieben - beabsichtigten, in sämtlichen Betrieben Microsoft 365 mit zahlreichen Modulen wie Microsoft Teams, ToDo, Yammer etc. einzuführen. Über die Einführung verhandelten die Arbeitgeber mit dem Gesamtbetriebsrat, der der Einführung zustimmte. Der örtliche Betriebsrat eines Standortes war jedoch der Auffassung, er sei der zuständige Verhandlungspartner und begehrte daher die gerichtliche Feststellung, dass für die Einführung von Microsoft 365 er als örtlicher Betriebsrat, nicht hingegen der Gesamtbetriebsrat zuständig sei.

Die Entscheidung des LAG Köln

Das LAG Köln war jedoch - ebenso wie die Vorinstanz - der Auffassung, dass das Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Microsoft 365 nicht dem antragstellenden örtlichen Betriebsrat, sondern dem Gesamtbetriebsrat zustehe.

Das LAG Köln stellte zunächst klar, dass die Einführung von Microsoft 365 gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig sei, da es sich um eine technische Einrichtung handelt, die dazu bestimmt ist, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Nach der Rechtsprechung des BAG ist dies immer dann der Fall, wenn die Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über den Arbeitnehmer zu erheben und aufzuzeichnen. Auf eine subjektive Überwachungsabsicht des Arbeitgebers kommt es dagegen nicht an.

Zwingendes Erfordernis für eine unternehmenseinheitliche Regelung

Zuständig für die Ausübung des Mitbestimmungsrechts sei gem. § 50 Abs. 1 S. 1 BetrVG der Gesamtbetriebsrat, da es sich bei der unternehmensweiten Einführung von Microsoft 365 um eine Angelegenheit handele, die das Gesamtunternehmen oder mehrere Betriebe der Arbeitgeber betreffe. Die Angelegenheit könne auch nicht durch die einzelnen Betriebsräte innerhalb ihrer Betriebe geregelt werden, da objektiv ein zwingendes Erfordernis für eine unternehmenseinheitliche oder jedenfalls betriebsübergreifende Regelung bestehe.

Der Betriebsrat bestritt die zwingende technische Notwendigkeit einer unternehmensweiten Regelung. Die einzelnen Module von Microsoft 365 könnten auch mit differenzierten Regelungen in den einzelnen Betrieben genutzt werden. Zentrale Administrationsrechte könnten durch unterschiedliche Anweisungen auf betrieblicher Ebene geregelt werden. Auf die Datenspeicherung in einer Cloud komme es nicht entscheidend an, da ansonsten alle technischen Einrichtungen mit einer Datenspeicherung in einer Cloud auf GBR-Ebene mitbestimmungspflichtig wären.

Dem folgte das LAG Köln nicht: Der Einsatz von Microsoft 365 aufgrund der Datenspeicherung auf einer sog. Cloud und der zentralen Administration des Systems könne aus technischen Gründen nur unternehmenseinheitlich geregelt werden. Es handele sich um eine zentrale Datenverarbeitung, da die Administratoren über Zugriffs- und Auswertungsmöglichkeiten in Bezug auf die für Arbeitnehmer anderer Betriebe erfassten Daten verfügten. Zudem bestehe keine Möglichkeit, die verschiedenen Module von Microsoft 365 derart unterschiedlich zu administrieren, dass das technisch zwingende Erfordernis einer unternehmenseinheitlichen Regelung entfiele. Insbesondere ließen sich bestimmte Module nur einheitlich ein- bzw. abschalten.

Microsoft 365 als Gesamtpaket

Nach Auffassung des LAG Köln soll der Gesamtbetriebsrat auch dann zuständig sein, wenn einzelne Module von Microsoft 365 nur in einzelnen Betrieben und gerade nicht unternehmenseinheitlich oder betriebsübergreifend zur Anwendung kommen sollen. Denn es stehe nicht die Zuständigkeit im Hinblick auf die einzelnen Module und ihre unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten in Frage, sondern die Zuständigkeit im Hinblick auf die Einführung von Microsoft 365 als Gesamtpaket einschließlich der damit verbundenen cloud-Nutzung.

Fazit

Entscheiden sich Arbeitgeber, Microsoft 365 cloud-basiert und betriebsübergreifend bzw. unternehmensweit einzuführen, ist zuständiges Gremium im Rahmen der Mitbestimmung der Gesamtbetriebsrat.

Während die Erkenntnis, dass ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einführung von Microsoft 365 besteht, nicht wirklich überraschend kommt, schafft die Feststellung, dass bei Bestehen eines Gesamtbetriebsrats dieser mitzubestimmen hat und nicht die lokalen Betriebsräte, eine erfreuliche und in der Sache überzeugende Klarstellung für Arbeitgeber. Anderenfalls müssten Unternehmen in jedem ihrer Betriebe mit einem anderen Gremium über die Softwareeinführung verhandeln, was die Einführung eines einheitlichen Regelwerks wenn nicht unmöglich, so doch zumindest deutlich erschweren würde. Die Entscheidung bietet Arbeitgebern eine nützliche Argumentationshilfe, um häufig vorkommende Diskussionen über das zuständige Betriebsratsgremium zu vermeiden und so zügiger mit den ohnehin zeitintensiven inhaltlichen Verhandlungen beginnen zu können.

Der antragstellende Betriebsrat hat gegen den Beschluss des LAG Köln Rechtsbeschwerde eingelegt (anhängig beim BAG unter dem Az. 1 ABR 20/21). Es ist aber zu hoffen, dass sich das BAG der Auffassung des LAG Köln anschließen wird.